Mietverwaltung: Kosten sparen dank Automatisierung

Es gibt noch sehr viele Ineffizienzen in der Mietverwaltung. Kosten lassen sich daher durch die Automatisierung der einzelnen Prozesse senken. Für Vermieter gibt es folglich an dieser Stelle ein enorm großes Einsparpotenzial. Je nach Anzahl der Einheiten pro Wohnhaus können 50 bis 64 Prozent an Kosten bei der Mietverwaltung von Mehrfamilienhäusern eingespart werden.

Einsparpotenzial in der Mietverwaltung

Quelle: Darstellung von lifelife mit Daten von CRES

Quelle: Darstellung von lifelife mit Daten von CRES

Mietverwaltung: Kosten werden meist nach Einheiten abgerechnet

Welche Honorare im Property Management in Deutschland üblich sind und wie sie sich zusammensetzen, hat das Center for Real Estate Studies (CRES) in einer aktuellen Studie untersucht. Demnach nutzt rund ein Viertel der befragten Verwalter mehrere Abrechnungsarten. Etwa drei Viertel beschränken sich auf eine Abrechnungsart. Mit Abstand am weitesten verbreitet ist dabei die Abrechnung nach Einheiten: Fast acht von zehn Verwalter nutzen diese Methode, wobei Mehrfachnennungen möglich waren.
Bei einem Wohnhaus mit 30 Einheiten liegen die Kosten bei der Mietverwaltung bei monatlich 750 Euro. Durch die Digitalisierung des Property Managements können die Kosten auf 270 Euro sinken. In diesem Beispiel können somit 64 Prozent der Kosten für die Mietverwaltung eingespart werden.

Wie werden bei der Mietverwaltung Kosten eingespart?

Durch die Digitalisierung der einzelnen Prozessschritte wird die Effizienz in der Mietverwaltung deutlich verbessert. Das betrifft im Wesentlichen die Wohnungsvermietung, die Kommunikation mit Mietern und Handwerkern, die Buchhaltung und das Reporting. Bei der Wohnungsvermietung können bis zu 80 Prozent der Kosten gespart werden. Oft dauert es allein vier Wochen, bis für eine leerstehende Wohnung ein Exposé mit professionellen Fotos erstellt wurde. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses dauert es maximal 48 Stunden, bis Fotos, 3D-Grundriss und Anzeige fertig sind. Wenn die Wohnung schneller in die Vermarktung geht, können die Verluste in Form von Mietausfällen für den Vermieter begrenzt werden. Ein weiteres Beispiel ist das Echtzeit-Monitoring. Dadurch weiß der Eigentümer zu jedem Zeitpunkt, wie hoch die Mietausstände sind und kann sofort handeln. Bei der klassischen Mietverwaltung gibt es das Reporting in bestimmten Intervallen und wenn es vorliegt, sind die Daten meist einige Wochen alt. Keine gute Grundlage für schnelle Entscheidungen.

In diesem Beispiel können somit 64 Prozent der Kosten für die Mietverwaltung eingespart werden. Klick um zu Tweeten

Wie lässt sich die Mietverwaltung automatisieren?

Bei lifelife können sich Eigentümer entweder das komplette digitale Property Management einkaufen und somit die gesamte Mietverwaltung in externe Hände geben. Wer lieber mit seinem Team weiterarbeiten möchte, kann sich bei lifelife einzelne Tools hinzukaufen, die das eigene Team bei der Arbeit unterstützen und auf diesem Weg die Effizienz in der Mietverwaltung deutlich steigert.

Geänderte Rahmenbedingungen oft über Grundvergütung abgedeckt

Die CRES-Studie, die mit Unterstützung des IVD, des BVI und des ZIA erstellt wurde, zeigt auch: Kommt es zu veränderten Rahmenbedingungen wegen Gesetzesänderungen oder neuer technischer Standards, kommen die meisten Verwalter ihren Kunden entgegen. Knapp 70 Prozent versuchen zunächst, dies innerhalb ihrer Grundvergütung abzuwickeln. Steigt der Aufwand oder fallen externe Kosten an, greifen viele auf Sondervergütungen zurück.

Je mehr Einheiten das Wohnhaus hat, desto geringer die Kosten je Einheit

Wie sieht sie nun aus, die Grundvergütung? Wie die Studie zeigt, sinkt das Verwalter-Entgelt je Einheit mit zunehmender Anzahl der Einheiten in einem Wohnhaus. Bei einer Wohnanlage mit weniger als zehn Einheiten verlangen Verwalter der Erhebung zufolge je Einheit und Monat zwischen 15 und 40 Euro. Der Mittelwert liegt bei knapp 23 Euro. Verfügt das Haus über 31 bis 60 Einheiten, wird im Mittel monatlich pro Einheit rund 19,50 Euro fällig. Bei großen Wohnhäusern mit mehr als 60 Einheiten sinkt das Verwalter-Entgelt im Median auf etwa 18 Euro monatlich für eine Wohnung.

Verwalterentgelt aufgeteilt nach Haustyp und Größe

Da die Verwalter nicht notwendigerweise nur eine Abrechnungsart anwenden, konnten hier mehrere Angaben gemacht werden. Die leicht interpretierbaren Euro-Beträge sind folgend dargestellt. Ausreißer wurden mittels Winsorisierung entfernt. Mittelwert

 Anzahl der WohneinheitenEuro pro MonatMittelwert
Wohnhaus unter 10 Einheiten15,00 € – 40,00 €22,74 €
Wohnhaus zwischen 11 und 30 Einheiten15,00 € – 30,00 €25,00 €
Wohnhaus zwischen 31 und 60 Einheiten14,00 € – 25,00 €19,53 €
Wohnhaus mit mehr als 60 Einheiten14,00 € – 22,00 €18,01 €
Tabelle: Verwalterentgelt-Studie, S. 9